Якщо документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

Контракт вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів, і відповідно оформили документацію.

Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи.

Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження.

Інформація має бути оперативною щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився.

Важко відразу вирішити цю проблему, бо вона є надто складною і багатоаспектною.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу.

Еталони правильного слововживання, наголосів перевіряються за нормативними словниками.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Заголовок має бути максимально коротким, і містким, точно передавати зміст тексту.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється, нижче підпису ліворуч.

Дата підписання, проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.