Контракт вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів, і відповідно оформили документацію.

Документ, що підлягає затвердженню, набирає юридичної сили лише з моменту його затвердження.

Якщо документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи.