Caso de Estudio – Data Center – Empresa Industrial

Carlos recien fue contratado como Business Relationship Manager de IT, en una empresa industrial del area de alimentos, en el cuarto trimester del ano, es decir, casi al finalizer el ano. El area de IT estaba pasando por un momento dificil en cuanto al manejo de la infraestructura y servicio a clientes desde el punto de vista de IT, ademas la compania pensaba en un future proximo migrar a SAP, asi como, mejorar las aplicaciones para el area de marketing y cadena de suministros, lo cual implicaba que realizarian un cambio considerable en la forma de operar y demas.

El gerente de esta compaia, un hombre joven, jovial, professional con gran vision de negocio, el cual tenia muchos anos con la compania tenia grandes expectativas respecto a la llegada de Carlos a la compania y esperaba que a la brevedad possible los problemas de IT se resolvieran como por arte de magia, dado que  el negocio estaba creciendo y demandaba un buen servicio. En adicion, existia un comite de gerencia, compuesto por los gerentes de area, los cuales miraban a IT como un area que les brindaba servicio pero no como business parnerts, dado que por el mismo tema de servicio, deficiente, tenian una mala imagen, siempre con demoras, caidas de Sistema, etc. Ahora bien,  tenian proyectos a mediano plazo como la ampliacion de la planta, nuevas formas de atencion al cliente por el lado de marketing, lo cual demandaria mejor servicio a los clientes, etc.

La situacion de servicio era tan mal que llegaban a tal punto que no eran capaces de tener una video conferencia, dado que las comunicaciones se caian, etc.

Al llegar Carlos a la compania, fue algo decepcionante para el y al mismo tiempo retador, dado que las condiciones eran las peores, en todo sentido por el lado de IT., relaciones con el negocio, infraestructura, servicio y aplicaciones. Era algo nunca imaginado y mucho menos en una compania transnacional.

Otro punto, es que el prepuesto de IT, no habia significado tener mayor importancia para el negocio, por tanto, tendria que justificarse muy bien cualquier cambio o mejora. Es decir, debia estar mas que justificado.

Carlos decidio realizar visitas a las distintas areas que involucraban temas de IT y encontro lo siguiente:

Data Center:

Cuando Carlos ingreso al supuesto “ DataCenter” encontro lo siguiente:

·         File Server

·         Servidor de Aplicaciones locales

·         Unidad de backup

·         Rack de telecom, sin identificaciones los equipos

·         Central Telefonica obsoleta y sin servicio de soporte

·         UPS con banco de baterias, pero sin ningun mantenimiento

·         2 Unidades de Aire Acondicionado, uno colocado sobre uno de los rack de Servidores

·         Puerta de madera sin control de acceso

·         Cableado obsoleto y sin canalizacion adecuada

·         Ausencia de piso falso

·         Archivador con papeles

·         Papelera

·         Monitores en el piso

·         Cieloraso con manchas de agua

·         Enlaces de datos de baja velocidad con un unico proveedor

Cuartos de Telecomunicaciones

·         Switches no certificados

·         Cables sin identificacion

·         Puertas de acceso sin llave

Estaciones de trabajo de usuarios

·         No existia standard de equipos de usuarios, tales como modelos de PC´s

·         Impresoras mal ubicadas y de diversas marcas

·         Telefonos obsoletos

Antes esto, Carlos realizo un analisis sobre todo lo encontrado y trato a un nivel bien alto de realizar algunos estimados de costos, al menos para los temas basicos a resolver de forma casi inmediata, para garantizar la continuidad del negocio, dado que tenian todas las condiciones para tener una falla total de sistemas por el lado de infraestructura.

Entro en contacto con proveedores claves en el pais, para temas de cableados, enlaces de datos, temas de seguridad, dado que los equipos debian ser ordenados a traves de suplidores corporativos como Dell, Cisco, HP,etc. Sin embargo, todo esto significaba tiempo y ademas era reconstruir/habilitar en  instalaciones obsoletes, dado que el edificio era un poco viejo, ademas tenia areas dispersas, muchas de ellas muy distantes, por tanto, el tema del re-cableado era todo un reto, que debia ser realizado con mucho cuidado. Otro tema, eran las aplicaciones que tenian corriendo en los servidores, muchas de ellos con problemas serios de espacio y por otro lado, no tenian inventario total de las aplicaciones. Un caso especial, era el Sistema de Control de Proceso, el cual operaba para el proceso de produccion (PLC), el cual tenia equipos interconectados en Planta, cuyo soporte era remoto y operaba en una red separada, pero que tenia interfase con el Sistema contable, lo cual era un reto, en caso de realizar cambios en los equipos de telecom, dado que no existia informacion al respecto de como viajaba la conexion, etc. Tenian un unico ¨experto¨en Honduras, que este a su vez dependia del proveedor, lo cual hacia el proceso lento en caso de fallas.

Carlos debia reunirse inicialmente con el gerente general para plantear la situacion de riesgo que tenian, las opciones para solventar eso, con sus respectivos costos y tiempos. De igual forma debia presenter al comite de gerencia, previa aprobacion del gerente, a fin de comunicar los planes al respecto, asi como, conseguir el apoyo de ellos en cuanto a la programacion para realizar cableados y demas en sus areas de trabajo. Es decir, vender muy bien la idea del cambio.

Como conduciria su reunion con el gerente: Por donde empezaria?