На якому етапі підготовки документа провадиться збирання даних, пов’я­заних із конкретною ситуацією, можуть бути використані бази даних загального типу (реєстри, довідники, каталоги торговельних фірм, прейскуранти на той чи інший вид продукції, Inkoterms тощо), а також бази даних, створені сами­ми організаціями або фірмами.

Абстрактні або художні зобра­ження, подані у трьох вимірах (оригінальні форми самого ви­робу), це:

Технологія яка забезпечує передачу інформації з паперового носія та її прийом у вигляді копії-факсиміле, яку на­зивають факсом або телефаксом.

Листи що надсилаються каналами факсимільного зв’язку у вигляді паперових копій основного листа.

Повідомлення, що передаються через телеграфну мережу.

У якій частині листа провадиться виклад, опис, пояснення подій і ситуацій та їх аналіз, обґрунтуванням тощо.

У якій частині листа вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо.

Такий текст, у якому відсутні смислові повто­ри, зловживання епітетами, порівняннями, неологізмами, а та­кож надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи.

Листи, що мають бути викладені у вигляді зв’язного літературного тексту в логічній причинно-наслідковій послідовності.

Яка частина листа це підсумок основного тексту, що, як правило, формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо.